Digitální formuláře: když sběr dat nemá končit v e-mailové schránce

Většina „digitálních" formulářů je papír v jiném obalu. Když na konci někdo přepisuje údaje z PDF do systému, práce nezmizela — jen se přesunula.

Znáte to kolečko: formulář ke stažení, vyplnění v prohlížeči PDF, vytištění, podpis, sken, e-mail. Na druhé straně sedí člověk, který to otevře a přepíše do evidence. Každý krok je příležitost k překlepu a každý překlep se hledá o týden později.

Co dělá formulář digitálním

Ne to, že je na obrazovce. To, že jeho výstupem je datová věta, kterou systém přijme bez lidského zásahu.

Z toho plyne zbytek: formulář musí vědět, jaké hodnoty jsou přípustné, kam je poslat a co se stane, když je přijímající strana odmítne. To jsou tři věci, které PDF neumí ani jednu.

Validace patří na server

Kontrola v prohlížeči je pohodlí pro uživatele — řekne mu o chybě dřív, než odešle. Není to ochrana. Cokoli, co běží v prohlížeči, jde obejít, takže každé pravidlo musí platit ještě jednou na serveru.

Kontroluje se přitom víc než formát:

• Tvar a rozsah. Datum je datum, částka je kladná, IČO má správnou délku.
• Vztahy mezi poli. Datum ukončení nesmí předcházet datu začátku. Taková pravidla se při přepisování z papíru nekontrolují vůbec.
• Oprávnění. Odesílatel smí podat formulář za ten subjekt, který v něm uvedl — jinak stačí změnit jedno číslo a podáte něco za někoho jiného.
• Přílohy. Typ souboru se ověřuje podle obsahu, ne podle přípony, a velikost má strop.

Schvalování je součást formuláře, ne e-mail navíc

U většiny agendy není odeslání konec. Někdo to má schválit, někdo vrátit k doplnění, někdo zamítnout s důvodem. Když se tohle řeší přeposíláním e-mailů, stav podání existuje jen v něčí hlavě a na otázku „kde to vázne?" nikdo neodpoví bez hledání.

Když má formulář stavy, odpověď je okamžitá — a navíc vznikne záznam, kdo co kdy schválil. To je mimochodem i to, co při kontrole někdo chce vidět.

Co z toho má odesílatel

Upřímně: formuláře se nejčastěji zavádějí kvůli úspoře na straně úřadu či firmy. Ale strana, která vyplňuje, má z dobře udělaného formuláře také něco:

• Údaje, které o něm systém už ví, nemusí vyplňovat znovu.
• O chybě se dozví hned, ne za dva týdny dopisem.
• Vidí, v jakém stavu je jeho podání.
• Má potvrzení, že odeslal — s časem a identifikátorem, ne jen „odesláno".

Formulář, který tohle neřeší, lidé obcházejí. Zavolají raději telefonicky a práce se vrátí tam, odkud měla zmizet.

Jak to stavíme

Formuláře navrhujeme pro elektronickou úřední komunikaci i pro interní a webové aplikace. Důraz dáváme na tři věci: serverovou validaci, schvalovací postup se srozumitelnými stavy a napojení přímo do systému, který s daty dál pracuje — tedy stejnou integraci, jakou by potřeboval jakýkoli jiný přenos dat.

Pokud máte agendu, která dnes chodí přes PDF a e-mail, napište nám. Z popisu toho, co se dnes přepisuje ručně, umíme říct, co se dá odstranit úplně.